Ortaokul
yıllarımdan itibaren birçok toplantıya katıldım. Lise yıllarımdan itibaren ise
kendi toplantılarımı, büyük etkinlikleri organize etmeye başladım. Yıllardır
hem özel sektörde, hem devlette, hem STK'larda üye, yönetici olarak belki
binlerce toplantıya katıldım, toplantı yönettim.
Bunca
yıllık tecrübemle öğrendim ki, eğer yapılan işlerde verimlilik arzulanıyorsa en
küçük toplantı bile bir planlama istemektedir.
Dijital
dünyada bu konuda derli toplu bir çalışma olmadığı için tecrübelerimi yazarak
bu açığı kapatmak istedim.
Okuyucularıma
faydalı olması temennilerimle. Yazar Süleyman ÇAKMAK
VERİMLİ BİR TOPLANTI İÇİN ALTIN KURALLAR / TOPLANTI ADABI
1) Toplantı Saati:
• Her
toplantının başlama saati net (10:00 gibi) olmalıdır. Net bir saat içermeyen
“öğleden sonra” gibi belirsiz bir zaman dilimi olmamalıdır. Özellikle küsuratlı
saatler akılda kalıcı olur. Yani toplantının saatini 13:00 yerine 12:59 olarak
belirlemek daha dikkat çeker, toplantı saatinin unutulma ihtimalini azaltır.
(Toplantıya bu küsuratlı vaktinde başlamak ise size olan güveni artırır.)
•
Başlama saati kadar toplantıların özellikle bitiş saati de belirlenmeli ve
gerçekten belirlenen saatte bitirilmelidir.
2) Toplantı Gündemi:
• Gündem
maddelerinizi belirlemeden; zekanıza güvenip, aklınıza her geleni konuşarak
uzun ve güzel bir toplantı yapabilirsiniz. Ama bu sizi düzensiz, plansız ve
dağınık gösterir, değerinizi düşürür.
• Bu
yüzden yazılı bir toplantı gündeminiz olmalıdır. Bu ise size güven sağlar.
3) Toplantıya Hazırlık:
• İster
toplantıyı düzenleyen ister toplantıya katılan olun hazırlık yapmalı, gerekli
dökümanları hazırlayarak toplantıya katılmalısınız.
•
“Hazırlığa gerek yok, konuşarak derdimi güzelce anlatırım yeter”, “Hele bir
toplanalım, 3-5 cümleyle toplantıya yön verir, şekillendiririm” kolaycılığına,
basitliğine kaçılmamalıdır. Bu durum saygısızlık olarak anlaşılır.
•
Toplantıda eğer bir konu hakkında bilgi isteyecekseniz, bilgi istediğiniz
konular yazılı olarak karşıya sunulmalıdır. Bir materyal hakkında fiyat
isteyecekseniz, materyalinizin teknik özellikleri (detayları, sayısı) karşı
tarafa yazılı olarak sunulmalı ve ona göre fiyat istenmelidir. Aksi durum karşı
tarafın sizin aklınızı okumasını beklemek gibi olur, belirsizlik artar,
işleriniz uzar, sizin ve kurumunuzun itibarı zayıflar.
4) Toplantı Kıyafeti:
• Resmi
kurumlara gidilirken takım elbise tercih edilir.
• Takım
elbiseniz yoksa yerine temiz ceket, ütülü pantolon, uyumlu gömlek, boyalı
ayakkabı tercih edilebilir. (Tıraşınızın günlük olması, sakallı iseniz
sakalınızın düzenli, temiz ve taranmış olması gereklidir.)
5) Toplantı Mekanına Gitme:
•
Toplantıya çok erken ya da çok geç gidilmez.
•
Trafiğin sıkışması, binada güvenlik taraması, asansör bekleme gibi durumlar göz
önüne alınarak planlama yapılır ve en az 10 dakika önce toplantı odası/mekanı
önünde bulunulur.
•
Toplantıya gidilirken gerekli dökümanlar, laptop, flash bellek, ajanda, kalem
gibi materyal unutulmaz.
• Gerçekten acil bir durum olmadıkça toplantı ertelenmez, iptal edilmez,
toplantıya gelmemezlik yapılmaz. (Bunlar karşı tarafa saygısızlıktır) Acil bir
durumda ise vaktinde karşı taraf mutlaka önce aranılarak bilgilendirilir.
Aramayla ulaşılamazsa yazıyla (sms ..) bilgilendirme sonra tercih edilir.
6) Tanışma ve İkram:
•
Toplantı ortamına, kapı çalınarak ve selam ile girilir.
•
Toplantı başlamadan önce katılımcılarla tanışılmalıdır.
•
Tanışılan kişiler, isimleri yazılmazsa veya ufak kağıtlara yazılırsa
kendilerini değersiz hissedebilirler. Bu yüzden bir ajandaya isimlerinin not
alınması iyi bir intiba bırakır.
•
Toplantı başkanı herkesi tanıyor bile olsa, ortamda birbirini tanımayanlar
olabileceği için tanışmayı organize eder.
• İmkan
varsa çay-kahve gibi tercihler sorulur ve toplantı başlamadan ikram edilir.
Sonra toplantıya geçilir.
7) Toplantıya Başlama:
•
Toplantıya mutlaka belirtilen saatte başlanır.
•
Besmele-hamdele-salvale ile toplantıya başlamak tavsiye olunur.
•
Gecikenler yüzünden toplantıya geç başlanmaz. Geç başlamak, vaktinde gelenlere
saygısızlık olarak algılanır.
8) Not Tutma:
•
Toplantıya ajanda ve kalemle girilmelidir.
•
Toplantıya hazırlıksız gidip, oradaki makam masasından kalem, kağıt, zımba,
ataç vb. alınmaz (ayıptır).
•
Toplantıya götürdüğünüz kendi ajandanıza toplantının tarihi, saati ve
katılımcıların bilgileri yazılır.
• Aradan
zaman geçince, “bu hangi toplantıydı, ne söylenmişti, bunu kim söylemişti” gibi
belirsizliklerin olmaması için konuşulan konular ve kimlerin söylediği not
alınır.
•
Toplantı boyunca alınan kararlar dikkatlice yazılır.
9) Toplantı Bütünlüğü:
•
Toplantıda gündem dışına çıkılmaz.
•
Toplantı bölünmesin diye sekreterya tembihlenir. Sekreterya yoksa “Toplantı Var
Girilmez” yazısı asılabilir.
•
Toplantı esnasında acil olmayan telefonlar açılmaz, telefonla konuşulmaz.
•
Kişisel konular toplantıda konuşulmaz. "Hazır toplantıya üst makamlar
gelmiş filanca akrabam işsiz, ona da iş isteyeyim" gibi kişisel sorunlar
burada çözülmeye çalışılmaz.
10) Toplantıyı Yönetme:
• Bu
makalede yazan tüm kurallar bir bütün olarak düşünülerek toplantının
yapılmasına dikkat edilir.
•
Toplantıyı makam ya da yaş olarak büyük olan başlatır.
• Her
gündem maddesinde sırayla herkese söz hakkı verilir. Katılımcılar, kısa da olsa
birkaç kelam etmesi için teşvik edilir.
• Her
gündem maddesi uzatılmadan, süresi içinde konuşulur.
• Aklına
çok önemli veya güzel bir fikir gelen kişinin, başkasının sözünü kesmesine
müsaade edilmez. Herkes not alır, konuşanın konuşması bitince müsaade isteyerek
fikrini ifade eder.
•
Sözünüzü sürekli kesen birisi varsa uyarılmalıdır. Yoksa toplantıda dinlenilmez
hale gelirsiniz.
•
Toplantıya başkanlık yapan kişi, gündemin uzamasına müsaade etmemelidir.
(Genelde, gündemleri en çok uzatanların, toplantı sonrası toplantının çok
uzamasından şikayet ediyor olması da enteresandır.)
•
Toplantıda kırıcı, kışkırtıcı, itham edici, siyasi – ırkçı, dışlayıcı, rencide
edici cümleler kurulmaz.
•
Karşılıklı atışmalar, konuların kişiselleştirilerek tartışmaya dönüştürülmesi,
aynı anda konuşmalar, yan yana oturanların fısıldaşarak farklı konularda
konuşmaya başlaması ve telefonla uğraşmalar toplantıya başkanlık yapan kişi
tarafından engellenmelidir.
•
Toplantı gündemlerinin ve toplantıda alınan kararların; projeksiyon, akıllı
tahta, tv gibi bir ortamdan katılımcıların göreceği şekilde anlık yansıtılması
hem dikkatleri toplayacak hem kararların akılda kalıcı olmasını sağlayacaktır.
•
Toplantının uzamaması için görünür bir yerde büyük bir saatin olması faydalı
olacaktır.
11) Fikir Sunma:
• Mantık
süzgecinden geçirilip işe yarar ve konuyla alakalı olanlar ayıklanmadan akla
gelen her fikir toplantıda sunulmaz.
• Hele
sizden fikir istenmiyorsa sürekli fikir sunmaya çalışmak, karşı tarafta
rahatsızlık hissine yol açabilir.
•
Aklınıza birçok güzel ve parlak fikir hücum edebilir. Bunları tartmadan,
seçmeden ve müsaade istemeden ardı ardına kusarcasına sunmak size artı değil
eksi puan kazandırır.
12) Toplantı Ciddiyeti:
•
Toplantıda aşırı gülmek, gırgır ve şamata yanlıştır.
• Ama
toplantı hiç şakasız ve esprisiz de olmaz.
•
Ortasını bulabilen başarılı olur.
•
Yerinde bir espri veya tadında bir minik fıkra kalitenizi gösterir.
13) Toplantı Ortamı:
•
Saygısızlık olmadığı sürece, toplantıda farklı fikirlerin çatışması
yaşanabilir, bu doğaldır ve faydalıdır.
• Ancak
fikirlerden birisi kabul edildikten sonra karşı çıkanlar dahil herkesin o fikre
uyması gerekir.
•
Toplantıdan; çatışma yaşanmış izlenimi verilerek değil, kol kola muhabbetle
çıkılır.
•
Toplantı sonrasında toplantının ve kararların dedikodusu da yapılmaz.
14) Makama Saygı:
•
Toplantı yapılan veya ziyarete gidilen yer ufak bir mahalle bakkalı bile olsa,
oranın yetkilisinin odası ve oturduğu masa-koltuk, o kişinin makamıdır ve saygı
gösterilmesi gerekir.
• Bu
sebeple mekana gidildiğinde önce kapı çalınır, içeri girilmek için müsaade
istenir ve müsaade verilirse içeri girilir.
• Makam
sahibi misafirini ayakta karşılar.
• Buyur
edilmeden oturulmaz. Ya da oturmak için müsaade istenilerek, izin verilirse
oturulur.
•
Otururken köy kahvesindeymiş gibi yatarcasına oturulmaz. Kasılmadan dik bir
şekilde oturulur.
• Kollar
masaya yaslanılmaz.
• Gözler
sağda solda, telefonda vb. değil konuşulan kişide olur.
•
İzinsiz makam sahibinin makam koltuğuna asla oturulmaz. (Teklif etse dahi makam
koltuğuna oturmamak esastır.)
•
Toplantı vb. esnasında projeksiyonda ya da ekranda bir şey göstermek için makam
masasının arka tarafına geçilmez. Makamda oturanın arkasında bulunulup
rahatsızlığa yol açılmaz. Çekmecesi, dolabı kurcalanmaz.
15) Karar Alma:
•
Toplantıyı yöneten kişinin; konuşmaların detayına takılmayan, uzun konuşmalar
içinden karar olarak çıkarılabilecek cümleleri yakalayabilecek bir yeteneğe
sahip olması gereklidir.
•
Kararlar çoğunluk tarafından kabul edilen ve kısa-net cümleler olmalıdır.
•
Çeşitli kriz anlarında, çoğunluk kabulü beklenmeden sadece amir tarafından
karar alınabilir.
• Bir
işi yapması için birisi belirlendiyse, karar metninde bu isim farklı renklerde
yazılmalıdır.
•
Toplantı kararları, toplantı sonrasında katılımcılarla paylaşılmalıdır.
• Herkes
kararlara uymalı, kendisine verilen görevi yerine getirmeli, görevi
tamamlayınca amirini bilgilendirmelidir. (Tekmil vermek)
•
Kararların takibi için bir görevlinin belirlenmesi, işleri kolaylaştırır.
16) Toplantıyı Bitirme:
•
Toplantı başkanı tarafından herkese çok kısa son cümle hakkı verilir.
• Kısa
bir sure (asr) okunarak veya fatiha denilerek toplantının bitirilmesi tavsiye
olunur.
•
Herkese teşekkür edilerek ve sonraki toplantı tarih ve saati belirlenerek
toplantı bitirilir.
17) Toplantıya Getirilmeyecek Kişiler:
•
Güvenilir bile olsa, o toplantıdaki konuşulanları bilmemesi gereken kişiler
veya toplantıyla alakasız kişiler toplantıya getirilmez.
•
Getirildiyse dışarıda beklemesi istenir.
18) Toplantı Katilleri:
• Bazen
toplantıya katılması gereken ama toplantılar için zararlı tipler de mevcuttur.
•
Toplantı katilleri ismini verdiğim bu tiplerin aslında kurumdan tamamen
uzaklaştırılması gerekir.
•
Uzaklaştırılamıyorsa toplantı zamanları kendilerine farklı görevler verilip en
azından kritik toplantılara katılmaları engellenerek, toplantı verimi
artırılabilir.
• Baskın Görgüsüzler: Hiç kimseye konuşma hakkı tanımazlar. “Tamam
onu biliyoruz zaten”, “Ben demiştim”, “Ben eski çalıştığım yerde zaten
yapmıştım/etmiştim” diye sürekli söz keserler, ego tatmini yaparlar. Bu
tiplerin olduğu yerde herkes bıkkındır ve sürekli o konuştuğu için kimse
konuşmak ve fikir sunmak istemez.
• Kibar Görgüsüzler: Cümleleri çok kibar, saygılı ve güzel gözükür.
Aslında kendilerini ön plana çıkarmak için, sürekli söz keserler, sürekli
konuşurlar. Onları gerçekten öğrenmek için veya saygıyla dinlerken
göremezsiniz. Bir açık bulsam veya farklı bir fikir sunsam da öne çıksam diye
hep tetiktedirler. Kibar oldukları için onları kıramazsınız ama onlarla da
yapamazsınız.
• Hayalet Kişilikler: Bu tipler hayalet gibi olup, konuşmaz, fikir
ileri sürmez, onay veya red tepkileri vermez, kısaca toplantıya hiç katkı
sağlamazlar. Toplantı sadece bu tiplerden oluşursa, kendiniz sorar, kendiniz
cevaplar, kendiniz konuşur, kendiniz karar alırsınız.
• Patavatsızlar: Yapıcı, mantıklı eleştiri yapan insanlar çok
kıymetlidir ve her toplantıda olmalıdır. Ancak patavatsızlar; güzel ve kibar
cümle kurmayı bilmeyen, patavatsız olmayı dobra olmak ve eleştiri yapmak
zanneden kişilerdir. Genelde her şeye muhaliftirler. Her fikre itiraz ederler.
Her şeye karşı çıkarlar. Zaten her şeye belki de yüzlerce maddeye karşı
çıktıkları için, ileride bu maddelerden olurya bir tanesinden olumsuz sonuç
ortaya çıkarsa “ben dediydim zaten” diye sürekli böbürlenirler.
• Yağmacılar: Zekidirler ama kendileri derli toplu bir
toplantı yapamazlar. Ama var olan toplantılara çöküp toplantıda art arta
fikirler sunarak ön plana çıkmayı severler. Bir işi kendi başlarına
sonuçlandıramaz sürekli birilerini yanlarına çağırırlar. Ama başkası bir iş
yapacakken sürekli akıl verip zaten yapılacak işe çökmeyi severler. Tek
sayfalık bir makaleyi bile kendi başlarına düzgünce yazıp, yayınlayamazlar ama
bir yazı önlerine geldiğinde onlarca eksik bulurlar. Derli toplu bir fikir
silsilesi üretemezler ama birileri konuşurken akıllarına hücum eden fikirleri
art arta sıralamayı severler. Bir iş üretemezler ama üretilen bir işi / fikri
çok iyi eleştirirler. Yanlarındayken kendinizi rahatsız hissedersiniz. Kısa
sürede yapılacak işler onlar yüzünden sürekli uzar, konular dağılır.
• Dağınık Kafalar: Bir türlü cümleleri bitmez. Saatler süren
konuşmaları video kayda alınsa aslında hepi topu 3 cümlede ve 1 dakikada
özetlenebilecek konular olduğunu kendilerinin de görebileceği fikirlerini
saatlerce anlatmaya çalışırlar. Detayları söylemezsem karşımdaki kişiler
anlamaz, detayları vermezsem konu anlaşılmaz zannederler. Toplantılara yeterli
hazırlık yapmadan katıldıkları için, bir türlü konularını da özetleyemezler.
Karşısındaki kişiler ise anlatmaya çalıştığı konunun özünü anlayıp, konu uzadıkça
gına gelip ve sıkılıp “artık yeter, kısa kes” demek yerine “konuyu
toparlayalım” deyince, bana yeterli konuşma süresi verilmiyor diye atar
yaparlar. Ne kadar konuşsalar da bir türlü kendilerini yeterince ifade edememiş
hissettikleri için sürekli gergindirler, onların yanında siz de gerilirsiniz.
• Herşeyi Bilirimciler: Başkaları iş yaparken akıllarına sürekli
birçok iyi ve güzel ya da lüzumsuz fikir geldiği için sürekli başkalarının
işlerine karışırlar. Yetkileri olmayan alanlarda yetki gaspı yaparlar.
Başkalarının işleriyle uğraşmaktan ya da sürekli başkalarının işlerine yönelik
fikir beyan etmekten, sorumluluk yüklenmekten kendi asıl işlerine
odaklanamazlar. Bu yüzden sürekli bir koşturmaca, sıkışma stresi yaşarlar.
Sonrasında da devamlı söyledikleri “İşlerim yetişmiyor” cümlesi aslında “Bak
ben ne kadar çok çalışıyorum” cümlesinin paravanıdır. Kendilerinden istenmeden,
herkesin işine iyi niyetle bile olsa karıştıklarından, karşı tarafın onları çok
itici gördüğünü de bir türlü anlayamazlar.
• Toplantı Dedikoducuları: İlk işleri toplantıdan çıkar çıkmaz
gerek üstlerine gerek astlarına toplantıyla ilgili bilgileri herkesten önce
verip, aferin almaya, prestij kazanmaya çalışırlar. Puan kazanmak ya da
tepkileri başkalarına yöneltmek için toplantıda olanları çarpıtarak başkalarına
anlatmaktan çekinmezler. Ortalık karıştırıcı bu tiplerin varlığı, toplantı
güvenliği için bir tehdittir.
Tüm bu
tiplerin en kötü özelliği yukarıdaki cümleleri okurlar ama kendilerinden
bahsedildiğini anlamaz, kabullenmez, burada yazan özellikleri başkalarında
ararlar. Bu yüzden hatalarını bir türlü düzeltemezler.
19) Toplantı Planlama:
a) Genel Planlama:
•
Toplantıya katılacak kişilerin/tarafların en uygun saatleri ve toplantıda sunum
yapıp yapmayacakları tespit edilir.
• Bu
saatlerden her iki tarafa da uygun olan saat toplantının başlama saati olarak
belirlenir.
•
Toplantının gündem maddeleri belirlenir.
• Bu
gündemler ne kadar sürede konuşulabilir düşünülerek toplantının bitiş saati de
belirlenir.
•
Toplantıya katılacakların sayısına göre uygun bir toplantı mekanı belirlenir.
• Sunum
olup olmayacağına göre projeksiyon/akıllı tahta vb. araçlar çok önceden
hazırlanır.
• Bu ön
hazırlıklar tamamlanınca, toplantı katılımcılarına; toplantının başlama ve
bitiş saati ile toplantı mekanı iletilir. Toplantıyla ilgili kurum içi veya
dışı resmi yazışmalar yapılacaksa gecikmeden yapılır.
•
Toplantıya başkanlık yapacak kişinin (patron, amir, lider, yönetici) günlük
takvimine toplantı mutlaka not edilir. Toplantı gününden bir gün önce ve
özellikle toplantı günü lidere gerekli hatırlatmalar yapılır. Toplantıda
gündemi olan ilgililerin, lidere ön bilgileri vermesi (brief) sağlanır.
•
Toplantı başlamadan en az yarım saat önce mekanın temizlik, ısı, ışık,
havalandırma, teknolojik imkanları kontrol edilir, yiyecek-içecek vb. ikramlar
hazırlanır. Not defteri, kalem vb. dağıtılacaksa bunların hazır olması
sağlanır.
•
Toplantı katılımcılarını kimin karşılayacağı belirlenir. Güzel bir karşılama
sağlanır.
•
Girişlerde güvenlik görevlileri varsa önceden toplantı olacağı, dıştan
katılımcıların geleceğinin bilgisi verilir.
•
Katılımcılar toplantı mekanına alındıktan sonra en üst amir mekana davet
edilir.
•
Toplantıya vaktinde başlanır.
b) Kuruma Gelenlerle Toplantı Planlama:
• İş
yerindeki amir (patron, müdür, ...), kurumdaki amir (vali, kaymakam, genel
müdür, başkan, ..) gibi üst yöneticinin (lider); kurum dışından gelecek ve
hizmet alınacak veya katkı verilecek bir misafirle (esnaf, veli, işveren,…)
toplantı yapması gerektiği zamanlar olabilir. Burada dikkat edilecek hususlar
şöyledir:
•
Toplantıyı planlayan ilgili birim, konu kendilerini ilgilendiriyorsa, misafiri
direkt liderin odasına sokarak liderin detaylarda boğulmasına yol açmaz. Bunun
yerine liderin de izniyle, misafirle bir ön görüşme gerçekleştirir.
• Bu ön
görüşmede; lidere sunulacak konuların detayları netleştirilir ama kesin
kararlar alınmaz. Bu ön görüşme sonrasında lidere yazılı özet rapor sunulur.
Lider özet raporu inceler, misafirle konuşmak isterse, misafir makama o zaman
alınır. Lider raporun son şeklini burada verir, kararları kesinleştirir. (Alt
birim, ben farklı karar vermiştim deme yetkisine sahip değildir.)
• Eğer
misafirin direkt liderle görüşmesi gerekiyorsa, misafir makama alınmadan önce
müsait bir alanda bekletilir. Görüşülecek konuyla ilgili birim yetkilisi,
makama girer ve lidere; görüşmenin niçin yapılacağını, hassas konuları, dikkat
edilmesi gerekenleri yazılı veya sözlü olarak arz eder. Böylece lider, konudan
habersiz – öylesine orada duran konu mankeni pozisyonuna sokulmaz. Lider,
ilgili birim yetkilisinin de toplantıya katılmasını arzu ederse, katılım
sağlanır. Ancak toplantıda liderin önüne geçecek, onu ikinci plana düşürecek,
iş bilmezmiş konumuna sokacak tavır ve sözlerden (“O işi siz kafaya takmayın
bende”, “o iş sizin bildiğiniz gibi değil”, “ben onu çözdüm zaten dert
etmeyin”, o” konuyu sormanıza gerek yok, ben hallettim” gibi …) kaçınılır. Kurduğunuz
cümleler çok süslü ve kibar olsa da lidere kendisini kötü hissettirecek içeriğe
sahipse; lider “dışarı çık ve çağırmamı bekle” şeklinde makam dışına sizi
gönderebilir.
c) Liderin Bilgilendirilmesi:
• Bir
lider; ister farklı bir kurumda ister odasında ister online ortamda bir
toplantıya katılacak olsun; toplantıyı organize eden, planlayan birim
yetkilisinin toplantı öncesi lideri mutlaka yazılı veya sözlü (konumuz şu,
toplantıdan amacımız şu, karşımızdaki kişiler şunlar, belgelerimiz ise şunlar …
şeklinde) bilgilendirmesi gereklidir.
• Lidere
“şu saatte şunlarla toplantı var" demek lideri bilgilendirmek değil sadece
toplantıyı haber vermektir.
•
Bilgilendirme; liderin toplantıyı tek başına başlatıp, ilerletip, sadece
takıldığı yerde size sorup, toplantıyı kendi sonuçlandırabilir hale
getirilmesidir. Bu da lidere yapılan 5-10 dakikalık yazılı, sözlü veya görsel
bir sunumla olur.
• Eğer
lider toplantıya katılıyorsa; toplantıyı o başlatır, o konuşur, toplantıyı o
yönetir ve o bitirir.
• Lider
bir konuda açıklama yaparken, yanlış veya eksikte konuşsa sözü patavatsızca
bölünüp ek açıklamalar yapılmaz. Yani yetki gaspı yapılmaz. Not alınır ve
liderin cümlesi, sözü bitince müsaade isteyerek lideri küçültmeden işin doğrusu
ifade edilir, fikir beyan edilir. Zaten akıllı bir lider takıldığı detaylarda
size söz hakkı verir.
• Hem
lideri toplantıya davet edip hem de toplantıda sürekli alt yetkilinin konuşması
liderin kendini konu mankeni gibi hissetmesine yol açar. “Madem sen
konuşacaktın, beni niye davet ettin, toplantı sonrası bilgi sunsan yeterdi”
diye size tepkisi oluşur. Ayrıca toplantı olumsuz sonuçlanırsa “lider de
toplantıdaydı, onun da bilgisi vardı” şeklinde suçun paylaşılması için
toplantıya dahil edildiğini de düşünebilir. Ya da hazırlıksız katılınan bir
toplantıyı fark eden lider, kurumu ve kendisini kötü duruma düşüren, prestij
kaybı yaşatan personele öfkelenir. Bu durum sürekli tekrarlanırsa, bu personele
karşı olumsuz düşünmeye başlar.
• Ya da
lidere toplantı ön bilgisi verilirken ilgili birim yetkilisi; “Müsadeniz olursa
toplantıya ben iştirak edeyim, sonrasında sonuçları özet şekilde size sunayım,
son kararı siz verin” gibi güzel bir cümleyle toplantıya kendi katılmak için
izin alır. Toplantı bitince de detayları lidere yazılı sunar ve son kararı
kurum lideri verir.
Konu
uzatılabilir. Ancak özetle bu yazdıklarım yeterli olacaktır diye düşünüyorum.
Burada yazdıklarım bir bütün olarak değerlendirilirse anlamlıdır. Eklemek
istedikleriniz veya eleştirileriniz olursa tarafıma ulaşmanızdan memnuniyet
duyarım.
Yazar
Süleyman ÇAKMAK