Protokol Kuralları

«İnsanlar kıyafetleriyle karşılanır, karakter ve bilgileriyle uğurlanırlar.»

Bu yazımda sizlere ülke genelinde birçok resmi kurumda eğitimlerini vermiş olduğum protokol kurallarından detaylara çok girmeden kısa bilgiler vermek istiyorum.

***

İnsanlar üzerindeki kalıcı ilk izleniminiz 7-30 saniye içinde oluşur ve ikinci bir şansınız yoktur.

Bu yüzden beden dili ve protokol kurallarını bilirseniz bu kısa süreyi bilinçli olarak kullanıp, kendinizle ilgili güzel ve olumlu bir ilk izlenim oluşturabilirsiniz.

İletişim:

İletişim; yazılı, sözlü ve sözsüz iletişim olmak üzere üçe ayrılır.

İnsanların geneli sözlü iletişimi daha çok önemsemesine rağmen gün içerisinde karşılaştığımız ve muhatap olduğumuz insanlarla %70-80 beden diliyle yapılan sözsüz iletişim gerçekleşir.

Unutulmamalıdır ki iletişimde; %10 kelimeler, %30 ses tonu, %60 beden dili önem taşımaktadır.

Beden Dili Bilimi (Kinesics):

Vücut hareketlerini, dilini, mimik ve jestleri analiz eden, Ray Birdwhistell tarafından kurulmuş bilim dalıdır.

Protokol Kuralları:

Resmiyette düzensizliğin engellenmesi ve sağlıklı bir iletişim için gerekli olan söz, kıyafet, tavır ve beden dilini düzgün kullanmayı içeren resmi nezaket ve görgü kurallarına protokol kuralları denilmektedir.

Protokol kuralı tabiri soğuk çağrışımlara sebep olsa da kavramın ifade ettiği anlam aslında Anadolu insanına yabancı değildir. Çünkü iyi aile terbiyesi almış bir kişi zaten ast olsun üst olsun, amir olsun memur olsun, büyük olsun küçük olsun herkese karşı nazik, kibar, ölçülü ve saygılı davranır.

Bu ön bilgiler doğrultusunda protokol kurallarını maddeler halinde özetle şu şekilde ifade edebilirim:

 

1) İlk Karşılaşma

* İlk karşılaşmada mutlaka güler yüzlü, samimi, uyumlu, canlı, neşeli ve pozitif olmalısınız.

* Bununla birlikte bu tavrınız tek başına yeterli değildir. Aşağıdaki maddelere de dikkat etmelisiniz.

 

2) Kıyafet ve Aksesuarlar

Kıyafetleriniz eski olabilir ancak ister eski ister yeni olsun kıyafetleriniz mutlaka temiz, ütülü, sade ve uyumlu olmalıdır.

Kıyafetlerde Uyum

* Erkek kıyafetlerinde en fazla 3 renk, bayanlarda en fazla 2 renk tercih edilmelidir. (Aynı rengin ton farkları tek renk sayılır)

* Protokolde koyu renk takım elbise esastır. (Lacivert ve siyah tonları. Kahverengi arazi rengidir, resmiyeti azaltır.)

* Ceket eteği, avuç içi ortasını geçmemelidir.

* 3 düğmeli cekette, alttaki düğmenin açık bırakılması daha uygundur.

* Gömlek beyaz olmalıdır. (Açık mavi tonları da olabilir.)

* Gömlek düz ise çizgili kravat, gömlek çizgili ise düz kravat olmalıdır.

* “Renklerin Dili” ne dikkat edilmelidir. (Daha sonraki yazılarımda detaylı bilgi vereceğim.)

 

3) Selamlaşma Kuralları

* Ast üstü, erkek bayanı, ayrılan kalanları, gelenler var olanları selamlar.

* Bir toplantıda önce ev sahibi, ayrılırken yine ev sahibi selamlanır.

* Üstlerinize ve eş düzeydeki meslektaşlarınıza önce siz selam veriniz.

* Astlarınızın selamını almayı unutmayınız.

* Konferans salonu, kütüphane vb. yerlerde selamınıza karşılık beklemeden toplum selamlanır, ayrılırken de yine selamlayarak çıkılır.

* Sinema, tiyatro, konser gibi yerlerde birbirlerini gören tanıdıklar birbirlerini hafif bir baş selamıyla uzaktan selamlarlar.

* Cumhurbaşkanı, cenaze, ülkemizi ziyaret eden devlet başkanları selamlanırken, İstiklal Marşı çalınırken, göndere bayrak çekilirken cephe alınarak selamlanır.

* Tanıdık kişileri utanabilecekleri bir durumda gördüğümüzde selam vermeyerek görmezden gelerek uzaklaşmalıyız.

 

4) Tanışma:

* Tanışma ilk karşılaşıldığında ya da mekana girildiğinde hemen yapılmalıdır.

* Bir yere girildiğinde adımızı-soyadımızı söyleyerek kendimizi tanıtmalıyız.

* Kendimizden üst biri ve eşine ise; ad – soyadı, ünvan ve görevimizi de söylemeliyiz.

* Görüşmelerde öncelikle kartvizit takdim edilmelidir.

 

5) Tanıştırma:

* Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılamada olur.

* Astlar üstlerine, küçükler büyüklere, gençler yaşlılara, yeni gelenler var olanlara, erkekler bayanlara (devlet başkanları hariç), genç kız yaşlı erkeğe ve kadına tanıştırılır.

* Oturan erkek; kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağa kalkmalıdır.

 

6) Hitap:

Söze büyük olan başlar, konuyu kendisi seçer.

 

Astlara ve Eş Düzeydekilere Hitap:

* Adıyla (Nihal Hanım),

* Ünvanıyla (Müdür Bey),

* Soyadıyla (Sayın ………),

* “Sayın Genel Müdür” şeklinde hitap edilir.

 

Üstlere Hitap:

* Sayın Genel Müdürüm,

* Hanımefendi,

* Beyefendi şeklinde hitap edilir.

 

Topluluğa Hitap:

Önce en üste sonra sırasıyla diğerlerine hitap edilir.

***

Detaylarına girmeden kısaca ifade etmeye çalıştığım bu kuralların devamı olarak;

7) Tokalaşma Kuralları

8) Mesafe Kuralları

9) Konuşma Kuralları

10) Vücut Dilini Kullanma

11) Oturma Kuralları

12) Ziyaret ve Görüşme Kuralları

13) Vedalaşma Kuralları

14) Uğurlama Kuralları

15) Karşılama Kuralları

16) Makam Aracı Kuralları

17) Telefonla Görüşme Kuralları

18) Ve diğer protokol kuralları

gibi protokol kurallarını da daha sonraki yazılarımda açıklayacağım nasipse..

Süleyman ÇAKMAK