<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><rss version="2.0"
	xmlns:content="http://purl.org/rss/1.0/modules/content/"
	xmlns:wfw="http://wellformedweb.org/CommentAPI/"
	xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/"
	xmlns:atom="http://www.w3.org/2005/Atom"
	xmlns:sy="http://purl.org/rss/1.0/modules/syndication/"
	xmlns:slash="http://purl.org/rss/1.0/modules/slash/"
	>

<channel>
	<title>toplantı kuralları &#8211; Süleyman Çakmak Kişisel Web Sitesi</title>
	<atom:link href="https://www.suleymancakmak.com/tag/toplanti-kurallari/feed/" rel="self" type="application/rss+xml" />
	<link>https://www.suleymancakmak.com</link>
	<description>Araştırmacı, Eğitmen, Konuşmacı, Yazar Süleyman ÇAKMAK</description>
	<lastBuildDate>Sun, 15 Sep 2024 20:13:15 +0000</lastBuildDate>
	<language>tr</language>
	<sy:updatePeriod>
	hourly	</sy:updatePeriod>
	<sy:updateFrequency>
	1	</sy:updateFrequency>
	<generator>https://wordpress.org/?v=7.0</generator>

<image>
	<url>https://www.suleymancakmak.com/wp-content/uploads/2021/01/cropped-suleyman-cakmak-512-32x32.png</url>
	<title>toplantı kuralları &#8211; Süleyman Çakmak Kişisel Web Sitesi</title>
	<link>https://www.suleymancakmak.com</link>
	<width>32</width>
	<height>32</height>
</image> 
	<item>
		<title>Toplantı Adabı</title>
		<link>https://www.suleymancakmak.com/2024/09/15/toplanti-adabi-2/</link>
					<comments>https://www.suleymancakmak.com/2024/09/15/toplanti-adabi-2/#respond</comments>
		
		<dc:creator><![CDATA[Suleyman Cakmak]]></dc:creator>
		<pubDate>Sun, 15 Sep 2024 18:02:10 +0000</pubDate>
				<category><![CDATA[Blog]]></category>
		<category><![CDATA[gündem]]></category>
		<category><![CDATA[karar alma]]></category>
		<category><![CDATA[toplantı]]></category>
		<category><![CDATA[toplantı katilleri]]></category>
		<category><![CDATA[toplantı kuralları]]></category>
		<category><![CDATA[toplantı planlama]]></category>
		<category><![CDATA[toplantı yönetimi]]></category>
		<category><![CDATA[toplantıya hazırlık]]></category>
		<guid isPermaLink="false">https://www.suleymancakmak.com/?p=1420</guid>

					<description><![CDATA[<p>Toplantı yapmak aslında bir plan, program, tecrübe ister. Yıllardır liderlik yapan bir idarecinin tecrübeleriyle toplantılar hakkında herşeyi bu yazıda bulabileceksiniz.</p>
<p><a rel="nofollow" href="https://www.suleymancakmak.com/2024/09/15/toplanti-adabi-2/">Toplantı Adabı</a> yazısı ilk önce <a rel="nofollow" href="https://www.suleymancakmak.com">Süleyman Çakmak Kişisel Web Sitesi</a> üzerinde ortaya çıktı.</p>
]]></description>
										<content:encoded><![CDATA[

<p><span style="font-size: 120%;">Ortaokul yıllarımdan itibaren birçok toplantıya katıldım. Lise yıllarımdan itibaren ise kendi toplantılarımı, büyük etkinlikleri organize etmeye başladım. Yıllardır hem özel sektörde, hem devlette, hem STK&#8217;larda üye, yönetici olarak belki binlerce toplantıya katıldım, toplantı yönettim. Bunca yıllık tecrübemle öğrendim ki, eğer yapılan işlerde verimlilik arzulanıyorsa en küçük toplantı bile bir planlama istemektedir. Dijital dünyada bu konuda derli toplu bir çalışma olmadığı için tecrübelerimi yazarak bu açığı kapatmak istedim. Okuyucularıma faydalı olması temennilerimle. <strong>Yazar Süleyman ÇAKMAK</strong></span></p>
<p><span style="font-size: 150%;"><strong>Verimli Bir Toplantı için Altın Kurallar / Toplantı Adabı</strong></span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>1) Toplantı Saati: <br /></strong></span>• Her toplantının başlama saati net (10:00 gibi) olmalıdır. Net bir saat içermeyen “öğleden sonra” gibi belirsiz bir zaman dilimi olmamalıdır. Özellikle küsuratlı saatler akılda kalıcı olur. Yani toplantının saatini 13:00 yerine 12:59 olarak belirlemek daha dikkat çeker, toplantı saatinin unutulma ihtimalini azaltır. (Toplantıya bu küsuratlı vaktinde başlamak ise size olan güveni artırır.)</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Başlama saati kadar toplantıların özellikle bitiş saati de <span style="color: #282828;">belirlenmeli ve gerçekten belirlenen saatte bitirilmelidir. </span></span></p>
<p><span style="font-size: 120%; color: #0000ff;"><strong>2) Toplantı Gündemi: </strong></span><br /><span style="font-size: 120%;">• Gündem maddelerinizi belirlemeden; zekanıza güvenip, aklınıza her geleni konuşarak uzun ve güzel bir toplantı yapabilirsiniz. Ama bu sizi düzensiz, plansız ve dağınık gösterir, değerinizi düşürür. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Bu yüzden yazılı bir toplantı gündeminiz olmalıdır. Bu ise size güven sağlar.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%; color: #0000ff;"><strong>3) Toplantıya Hazırlık: </strong></span><br /><span style="font-size: 120%;">• İster toplantıyı düzenleyen ister toplantıya katılan olun hazırlık yapmalı, gerekli dökümanları hazırlayarak toplantıya katılmalısınız.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• “Hazırlığa gerek yok, konuşarak derdimi güzelce anlatırım yeter”, “Hele bir toplanalım, 3-5 cümleyle toplantıya yön verir, şekillendiririm” kolaycılığına, basitliğine kaçılmamalıdır. Bu durum saygısızlık olarak anlaşılır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıda eğer bir konu hakkında bilgi isteyecekseniz, bilgi istediğiniz konular yazılı olarak karşıya sunulmalıdır. Bir materyal hakkında fiyat isteyecekseniz, materyalinizin teknik özellikleri (detayları, sayısı) karşı tarafa yazılı olarak sunulmalı ve ona göre fiyat istenmelidir. Aksi durum karşı tarafın sizin aklınızı okumasını beklemek gibi olur, belirsizlik artar, işleriniz uzar, sizin ve kurumunuzun itibarı zayıflar.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>4) Toplantı Kıyafeti: <br /></strong></span>• Resmi kurumlara gidilirken takım elbise tercih edilir. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Takım elbiseniz yoksa yerine temiz ceket, ütülü pantolon, uyumlu gömlek, boyalı ayakkabı tercih edilebilir. (Tıraşınızın günlük olması, sakallı iseniz sakalınızın düzenli, temiz ve taranmış olması gereklidir.)</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>5) Toplantı Mekanına Gitme: <br /></strong></span>• Toplantıya çok erken ya da çok geç gidilmez. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Trafiğin sıkışması, binada güvenlik taraması, asansör bekleme gibi durumlar göz önüne alınarak planlama yapılır ve en az 10 dakika önce toplantı odası/mekanı önünde bulunulur.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıya gidilirken gerekli dökümanlar, laptop, flash bellek, ajanda, kalem gibi materyal unutulmaz. </span></p>
<p><span style="font-size: 120%;">• Gerçekten acil bir durum olmadıkça toplantı ertelenmez, iptal edilmez, toplantıya gelmemezlik yapılmaz. (Bunlar karşı tarafa saygısızlıktır) Acil bir durumda ise vaktinde karşı taraf mutlaka önce aranılarak bilgilendirilir. Aramayla ulaşılamazsa yazıyla (sms ..) bilgilendirme sonra tercih edilir.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>6) Tanışma ve İkram: <br /></strong></span>• Toplantı ortamına, kapı çalınarak ve selam ile girilir. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı başlamadan önce katılımcılarla tanışılmalıdır. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Tanışılan kişiler, isimleri yazılmazsa veya ufak kağıtlara yazılırsa kendilerini değersiz hissedebilirler. Bu yüzden bir ajandaya isimlerinin not alınması iyi bir intiba bırakır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı başkanı herkesi tanıyor bile olsa, ortamda birbirini tanımayanlar olabileceği için tanışmayı organize eder.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• İmkan varsa çay-kahve gibi tercihler sorulur ve toplantı başlamadan ikram edilir. Sonra toplantıya geçilir.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>7) Toplantıya Başlama: <br /></strong></span>• Toplantıya mutlaka belirtilen saatte başlanır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Besmele-hamdele-salvale ile toplantıya başlamak tavsiye olunur.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Gecikenler yüzünden toplantıya geç başlanmaz. Geç başlamak, vaktinde gelenlere saygısızlık olarak algılanır. </span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>8) Not Tutma: <br /></strong></span>• Toplantıya ajanda ve kalemle girilmelidir. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıya hazırlıksız gidip, oradaki makam masasından kalem, kağıt, zımba, ataç vb. alınmaz (ayıptır).</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıya götürdüğünüz kendi ajandanıza toplantının tarihi, saati ve katılımcıların bilgileri yazılır. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Aradan zaman geçince, “bu hangi toplantıydı, ne söylenmişti, bunu kim söylemişti” gibi belirsizliklerin olmaması için konuşulan konular ve kimlerin söylediği not alınır. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı boyunca alınan kararlar dikkatlice yazılır.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>9) Toplantı Bütünlüğü: <br /></strong></span>• Toplantıda gündem dışına çıkılmaz. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı bölünmesin diye sekreterya tembihlenir. Sekreterya yoksa “Toplantı Var Girilmez” yazısı asılabilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı esnasında acil olmayan telefonlar açılmaz, telefonla konuşulmaz.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Kişisel konular toplantıda konuşulmaz. &#8220;Hazır toplantıya üst makamlar gelmiş filanca akrabam işsiz, ona da iş isteyeyim&#8221; gibi kişisel sorunlar burada çözülmeye çalışılmaz.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>10) Toplantıyı Yönetme:<br /></strong></span>• Bu makalede yazan tüm kurallar bir bütün olarak düşünülerek toplantının yapılmasına dikkat edilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıyı makam ya da yaş olarak büyük olan başlatır. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Her gündem maddesinde sırayla herkese söz hakkı verilir. Katılımcılar, kısa da olsa birkaç kelam etmesi için teşvik edilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Her gündem maddesi uzatılmadan, süresi içinde konuşulur.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Aklına çok önemli veya güzel bir fikir gelen kişinin, başkasının sözünü kesmesine müsaade edilmez. Herkes not alır, konuşanın konuşması bitince müsaade isteyerek fikrini ifade eder.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Sözünüzü sürekli kesen birisi varsa uyarılmalıdır. Yoksa toplantıda dinlenilmez hale gelirsiniz.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıya başkanlık yapan kişi, gündemin uzamasına müsaade etmemelidir. (Genelde, gündemleri en çok uzatanların, toplantı sonrası toplantının çok uzamasından şikayet ediyor olması da enteresandır.)</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıda kırıcı, kışkırtıcı, itham edici, siyasi – ırkçı, dışlayıcı, rencide edici cümleler kurulmaz.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Karşılıklı atışmalar, konuların kişiselleştirilerek tartışmaya dönüştürülmesi, aynı anda konuşmalar, yan yana oturanların fısıldaşarak farklı konularda konuşmaya başlaması ve telefonla uğraşmalar toplantıya başkanlık yapan kişi tarafından engellenmelidir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı gündemlerinin ve toplantıda alınan kararların; projeksiyon, akıllı tahta, tv gibi bir ortamdan katılımcıların göreceği şekilde anlık yansıtılması hem dikkatleri toplayacak hem kararların akılda kalıcı olmasını sağlayacaktır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantının uzamaması için görünür bir yerde büyük bir saatin olması faydalı olacaktır.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>11) Fikir Sunma: <br /></strong></span>• Mantık süzgecinden geçirilip işe yarar ve konuyla alakalı olanlar ayıklanmadan akla gelen her fikir toplantıda sunulmaz. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Hele sizden fikir istenmiyorsa sürekli fikir sunmaya çalışmak, karşı tarafta rahatsızlık hissine yol açabilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Aklınıza birçok güzel ve parlak fikir hücum edebilir. Bunları tartmadan, seçmeden ve müsaade istemeden ardı ardına kusarcasına sunmak size artı değil eksi puan kazandırır.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>12) Toplantı Ciddiyeti: <br /></strong></span>• Toplantıda aşırı gülmek, gırgır ve şamata yanlıştır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Ama toplantı hiç şakasız ve esprisiz de olmaz. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Ortasını bulabilen başarılı olur. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Yerinde bir espri veya tadında bir minik fıkra kalitenizi gösterir.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>13) Toplantı Ortamı: <br /></strong></span>• Saygısızlık olmadığı sürece, toplantıda farklı fikirlerin çatışması yaşanabilir, bu doğaldır ve faydalıdır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Ancak fikirlerden birisi kabul edildikten sonra karşı çıkanlar dahil herkesin o fikre uyması gerekir. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıdan; çatışma yaşanmış izlenimi verilerek değil, kol kola muhabbetle çıkılır. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı sonrasında toplantının ve kararların dedikodusu da yapılmaz.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>14) Makama Saygı: <br /></strong></span>• Toplantı yapılan veya ziyarete gidilen yer ufak bir mahalle bakkalı bile olsa, oranın yetkilisinin odası ve oturduğu masa-koltuk, o kişinin makamıdır ve saygı gösterilmesi gerekir. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Bu sebeple mekana gidildiğinde önce kapı çalınır, içeri girilmek için müsaade istenir ve müsaade verilirse içeri girilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Makam sahibi misafirini ayakta karşılar.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Buyur edilmeden oturulmaz. Ya da oturmak için müsaade istenilerek, izin verilirse oturulur.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Otururken köy kahvesindeymiş gibi yatarcasına oturulmaz. Kasılmadan dik bir şekilde oturulur. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Kollar masaya yaslanılmaz.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Gözler sağda solda, telefonda vb. değil konuşulan kişide olur.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• İzinsiz makam sahibinin makam koltuğuna asla oturulmaz. (Teklif etse dahi makam koltuğuna oturmamak esastır.)</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı vb. esnasında projeksiyonda ya da ekranda bir şey göstermek için makam masasının arka tarafına geçilmez. Makamda oturanın arkasında bulunulup rahatsızlığa yol açılmaz. Çekmecesi, dolabı kurcalanmaz.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>15) Karar Alma:<br /></strong></span>• Toplantıyı yöneten kişinin; konuşmaların detayına takılmayan, uzun konuşmalar içinden karar olarak çıkarılabilecek cümleleri yakalayabilecek bir yeteneğe sahip olması gereklidir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Kararlar çoğunluk tarafından kabul edilen ve kısa-net cümleler olmalıdır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Çeşitli kriz anlarında, çoğunluk kabulü beklenmeden sadece amir tarafından karar alınabilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Bir işi yapması için birisi belirlendiyse, karar metninde bu isim farklı renklerde yazılmalıdır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı kararları, toplantı sonrasında katılımcılarla paylaşılmalıdır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Herkes kararlara uymalı, kendisine verilen görevi yerine getirmeli, görevi tamamlayınca amirini bilgilendirmelidir. (Tekmil vermek)</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Kararların takibi için bir görevlinin belirlenmesi, işleri kolaylaştırır.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>16) Toplantıyı Bitirme:<br /></strong></span>• Toplantı başkanı tarafından herkese çok kısa son cümle hakkı verilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Kısa bir sure (asr) okunarak veya fatiha denilerek toplantının bitirilmesi tavsiye olunur.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Herkese teşekkür edilerek ve sonraki toplantı tarih ve saati belirlenerek toplantı bitirilir.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>17) Toplantıya Getirilmeyecek Kişiler: <br /></strong></span>• Güvenilir bile olsa, o toplantıdaki konuşulanları bilmemesi gereken kişiler veya toplantıyla alakasız kişiler toplantıya getirilmez. </span></p>
<p><span style="font-size: 120%;">• Getirildiyse dışarıda beklemesi istenir. </span></p>
<p><span style="font-size: 120%; color: #0000ff;"><strong>18) Toplantı Katilleri:<br /></strong></span><span style="font-size: 120%;">• Bazen toplantıya katılması gereken ama toplantılar için zararlı tipler de mevcuttur.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;">• Toplantı katilleri ismini verdiğim bu tiplerin aslında kurumdan tamamen uzaklaştırılması gerekir. </span></p>
<p><span style="font-size: 120%;">• Uzaklaştırılamıyorsa toplantı zamanları kendilerine farklı görevler verilip en azından kritik toplantılara katılmaları engellenerek, toplantı verimi artırılabilir.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;">• <strong>Baskın Görgüsüzler:</strong></span> Hiç kimseye konuşma hakkı tanımazlar. “Tamam onu biliyoruz zaten”, “Ben demiştim”, “Ben eski çalıştığım yerde zaten yapmıştım/etmiştim” diye sürekli söz keserler, ego tatmini yaparlar. Bu tiplerin olduğu yerde herkes bıkkındır ve sürekli o konuştuğu için kimse konuşmak ve fikir sunmak istemez.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;">• <strong>Kibar Görgüsüzler:</strong></span> Cümleleri çok kibar, saygılı ve güzel gözükür. Aslında kendilerini ön plana çıkarmak için, sürekli söz keserler, sürekli konuşurlar. Onları gerçekten öğrenmek için veya saygıyla dinlerken göremezsiniz. Bir açık bulsam veya farklı bir fikir sunsam da öne çıksam diye hep tetiktedirler. Kibar oldukları için onları kıramazsınız ama onlarla da yapamazsınız.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;">• <strong>Hayalet Kişilikler:</strong></span> Bu tipler hayalet gibi olup, konuşmaz, fikir ileri sürmez, onay veya red tepkileri vermez, kısaca toplantıya hiç katkı sağlamazlar. Toplantı sadece bu tiplerden oluşursa, kendiniz sorar, kendiniz cevaplar, kendiniz konuşur, kendiniz karar alırsınız.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;">• <strong>Patavatsızlar:</strong></span> Yapıcı, mantıklı eleştiri yapan insanlar çok kıymetlidir ve her toplantıda olmalıdır. Ancak patavatsızlar; güzel ve kibar cümle kurmayı bilmeyen, patavatsız olmayı dobra olmak ve eleştiri yapmak zanneden kişilerdir. Genelde her şeye muhaliftirler. Her fikre itiraz ederler. Her şeye karşı çıkarlar. Zaten her şeye belki de yüzlerce maddeye karşı çıktıkları için, ileride bu maddelerden olurya bir tanesinden olumsuz sonuç ortaya çıkarsa “ben dediydim zaten” diye sürekli böbürlenirler. </span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;">• <strong>Yağmacılar: </strong></span>Zekidirler ama kendileri derli toplu bir toplantı yapamazlar. Ama var olan toplantılara çöküp toplantıda art arta fikirler sunarak ön plana çıkmayı severler. Bir işi kendi başlarına sonuçlandıramaz sürekli birilerini yanlarına çağırırlar. Ama başkası bir iş yapacakken sürekli akıl verip zaten yapılacak işe çökmeyi severler. Tek sayfalık bir makaleyi bile kendi başlarına düzgünce yazıp, yayınlayamazlar ama bir yazı önlerine geldiğinde onlarca eksik bulurlar. Derli toplu bir fikir silsilesi üretemezler ama birileri konuşurken akıllarına hücum eden fikirleri art arta sıralamayı severler. Bir iş üretemezler ama üretilen bir işi / fikri çok iyi eleştirirler. Yanlarındayken kendinizi rahatsız hissedersiniz. Kısa sürede yapılacak işler onlar yüzünden sürekli uzar, konular dağılır.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;">• <strong>Dağınık Kafalar:</strong></span> Bir türlü cümleleri bitmez. Saatler süren konuşmaları video kayda alınsa aslında hepi topu 3 cümlede ve 1 dakikada özetlenebilecek konular olduğunu kendilerinin de görebileceği fikirlerini saatlerce anlatmaya çalışırlar. Detayları söylemezsem karşımdaki kişiler anlamaz, detayları vermezsem konu anlaşılmaz zannederler. Toplantılara yeterli hazırlık yapmadan katıldıkları için, bir türlü konularını da özetleyemezler. Karşısındaki kişiler ise anlatmaya çalıştığı konunun özünü anlayıp, konu uzadıkça gına gelip ve sıkılıp “artık yeter, kısa kes” demek yerine “konuyu toparlayalım” deyince, bana yeterli konuşma süresi verilmiyor diye atar yaparlar. Ne kadar konuşsalar da bir türlü kendilerini yeterince ifade edememiş hissettikleri için sürekli gergindirler, onların yanında siz de gerilirsiniz. </span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;">• <strong>Herşeyi Bilirimciler:</strong></span> Başkaları iş yaparken akıllarına sürekli birçok iyi ve güzel ya da lüzumsuz fikir geldiği için sürekli başkalarının işlerine karışırlar. Yetkileri olmayan alanlarda yetki gaspı yaparlar. Başkalarının işleriyle uğraşmaktan ya da sürekli başkalarının işlerine yönelik fikir beyan etmekten, sorumluluk yüklenmekten kendi asıl işlerine odaklanamazlar. Bu yüzden sürekli bir koşturmaca, sıkışma stresi yaşarlar. Sonrasında da devamlı söyledikleri “İşlerim yetişmiyor” cümlesi aslında “Bak ben ne kadar çok çalışıyorum” cümlesinin paravanıdır. Kendilerinden istenmeden, herkesin işine iyi niyetle bile olsa karıştıklarından, karşı tarafın onları çok itici gördüğünü de bir türlü anlayamazlar.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;">• <strong>Toplantı Dedikoducuları:</strong></span> İlk işleri toplantıdan çıkar çıkmaz gerek üstlerine gerek astlarına toplantıyla ilgili bilgileri herkesten önce verip, aferin almaya, prestij kazanmaya çalışırlar. Puan kazanmak ya da tepkileri başkalarına yöneltmek için toplantıda olanları çarpıtarak başkalarına anlatmaktan çekinmezler. Ortalık karıştırıcı bu tiplerin varlığı, toplantı güvenliği için bir tehdittir.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;">Tüm bu tiplerin en kötü özelliği yukarıdaki cümleleri okurlar ama kendilerinden bahsedildiğini anlamaz, kabullenmez, burada yazan özellikleri başkalarında ararlar. Bu yüzden hatalarını bir türlü düzeltemezler.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%; color: #0000ff;"><strong>19) Toplantı Planlama:<br /></strong></span><br /><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>a) Genel Planlama:<br /></strong></span>• Toplantıya katılacak kişilerin/tarafların en uygun saatleri ve toplantıda sunum yapıp yapmayacakları tespit edilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Bu saatlerden her iki tarafa da uygun olan saat toplantının başlama saati olarak belirlenir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantının gündem maddeleri belirlenir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Bu gündemler ne kadar sürede konuşulabilir düşünülerek toplantının bitiş saati de belirlenir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıya katılacakların sayısına göre uygun bir toplantı mekanı belirlenir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Sunum olup olmayacağına göre projeksiyon/akıllı tahta vb. araçlar çok önceden hazırlanır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Bu ön hazırlıklar tamamlanınca, toplantı katılımcılarına; toplantının başlama ve bitiş saati ile toplantı mekanı iletilir. Toplantıyla ilgili kurum içi veya dışı resmi yazışmalar yapılacaksa gecikmeden yapılır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıya başkanlık yapacak kişinin (patron, amir, lider, yönetici) günlük takvimine toplantı mutlaka not edilir. Toplantı gününden bir gün önce ve özellikle toplantı günü lidere gerekli hatırlatmalar yapılır. Toplantıda gündemi olan ilgililerin, lidere ön bilgileri vermesi (brief) sağlanır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı başlamadan en az yarım saat önce mekanın temizlik, ısı, ışık, havalandırma, teknolojik imkanları kontrol edilir, yiyecek-içecek vb. ikramlar hazırlanır. Not defteri, kalem vb. dağıtılacaksa bunların hazır olması sağlanır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantı katılımcılarını kimin karşılayacağı belirlenir. Güzel bir karşılama sağlanır.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Girişlerde güvenlik görevlileri varsa önceden toplantı olacağı, dıştan katılımcıların geleceğinin bilgisi verilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Katılımcılar toplantı mekanına alındıktan sonra en üst amir mekana davet edilir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıya vaktinde başlanır.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>b) Kuruma Gelenlerle Toplantı Planlama:<br /></strong></span>• İş yerindeki amir (patron, müdür, &#8230;), kurumdaki amir (vali, kaymakam, genel müdür, başkan, ..) gibi üst yöneticinin (lider); kurum dışından gelecek ve hizmet alınacak veya katkı verilecek bir misafirle (esnaf, veli, işveren,…) toplantı yapması gerektiği zamanlar olabilir. Burada dikkat edilecek hususlar şöyledir:</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Toplantıyı planlayan ilgili birim, konu kendilerini ilgilendiriyorsa, misafiri direkt liderin odasına sokarak liderin detaylarda boğulmasına yol açmaz. Bunun yerine liderin de izniyle, misafirle bir ön görüşme gerçekleştirir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Bu ön görüşmede; lidere sunulacak konuların detayları netleştirilir ama kesin kararlar alınmaz. Bu ön görüşme sonrasında lidere yazılı özet rapor sunulur. Lider özet raporu inceler, misafirle konuşmak isterse, misafir makama o zaman alınır. Lider raporun son şeklini burada verir, kararları kesinleştirir. (Alt birim, ben farklı karar vermiştim deme yetkisine sahip değildir.)</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Eğer misafirin direkt liderle görüşmesi gerekiyorsa, misafir makama alınmadan önce müsait bir alanda bekletilir. Görüşülecek konuyla ilgili birim yetkilisi, makama girer ve lidere; görüşmenin niçin yapılacağını, hassas konuları, dikkat edilmesi gerekenleri yazılı veya sözlü olarak arz eder. Böylece lider, konudan habersiz – öylesine orada duran konu mankeni pozisyonuna sokulmaz. Lider, ilgili birim yetkilisinin de toplantıya katılmasını arzu ederse, katılım sağlanır. Ancak toplantıda liderin önüne geçecek, onu ikinci plana düşürecek, iş bilmezmiş konumuna sokacak tavır ve sözlerden (“O işi siz kafaya takmayın bende”, “o iş sizin bildiğiniz gibi değil”, “ben onu çözdüm zaten dert etmeyin”, o” konuyu sormanıza gerek yok, ben hallettim” gibi …) kaçınılır. Kurduğunuz cümleler çok süslü ve kibar olsa da lidere kendisini kötü hissettirecek içeriğe sahipse; lider “dışarı çık ve çağırmamı bekle” şeklinde makam dışına sizi gönderebilir.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><span style="color: #0000ff;"><strong>c) Liderin Bilgilendirilmesi: <br /></strong></span>• Bir lider; ister farklı bir kurumda ister odasında ister online ortamda bir toplantıya katılacak olsun; toplantıyı organize eden, planlayan birim yetkilisinin toplantı öncesi lideri mutlaka yazılı veya sözlü (konumuz şu, toplantıdan amacımız şu, karşımızdaki kişiler şunlar, belgelerimiz ise şunlar … şeklinde) bilgilendirmesi gereklidir. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Lidere “şu saatte şunlarla toplantı var&#8221; demek lideri bilgilendirmek değil sadece toplantıyı haber vermektir.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Bilgilendirme; liderin toplantıyı tek başına başlatıp, ilerletip, sadece takıldığı yerde size sorup, toplantıyı kendi sonuçlandırabilir hale getirilmesidir. Bu da, lidere yapılan 5-10 dakikalık yazılı, sözlü veya görsel bir sunumla olur.</span><br /><span style="font-size: 120%;">• Eğer lider toplantıya katılıyorsa; toplantıyı o başlatır, o konuşur, toplantıyı o yönetir ve o bitirir. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Lider bir konuda açıklama yaparken, yanlış veya eksikte konuşsa sözü patavatsızca bölünüp ek açıklamalar yapılmaz. Yani yetki gaspı yapılmaz. Not alınır ve liderin cümlesi, sözü bitince müsaade isteyerek lideri küçültmeden işin doğrusu ifade edilir, fikir beyan edilir. Zaten akıllı bir lider takıldığı detaylarda size söz hakkı verir. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Hem lideri toplantıya davet edip hem de toplantıda sürekli alt yetkilinin konuşması liderin kendini konu mankeni gibi hissetmesine yol açar. “Madem sen konuşacaktın, beni niye davet ettin, toplantı sonrası bilgi sunsan yeterdi” diye size tepkisi oluşur. Ayrıca toplantı olumsuz sonuçlanırsa “lider de toplantıdaydı, onun da bilgisi vardı” şeklinde suçun paylaşılması için toplantıya dahil edildiğini de düşünebilir. Ya da hazırlıksız katılınan bir toplantıyı fark eden lider, kurumu ve kendisini kötü duruma düşüren, prestij kaybı yaşatan personele öfkelenir. Bu durum sürekli tekrarlanırsa, bu personele karşı olumsuz düşünmeye başlar. </span><br /><span style="font-size: 120%;">• Ya da lidere toplantı ön bilgisi verilirken ilgili birim yetkilisi; “Müsadeniz olursa toplantıya ben iştirak edeyim, sonrasında sonuçları özet şekilde size sunayım, son kararı siz verin” gibi güzel bir cümleyle toplantıya kendi katılmak için izin alır. Toplantı bitince de detayları lidere yazılı sunar ve son kararı kurum lideri verir.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;">Konu uzatılabilir. Ancak özetle bu yazdıklarım yeterli olacaktır diye düşünüyorum. Burada yazdıklarım bir bütün olarak değerlendirilirse anlamlıdır. Eklemek istedikleriniz veya eleştirileriniz olursa tarafıma ulaşmanızdan memnuniyet duyarım.</span></p>
<p><span style="font-size: 120%;"><strong>Yazar Süleyman ÇAKMAK</strong></span></p>
<p><a href="http://instagram.com/suleymancakmak">instagram.com/suleymancakmak</a></p>
<p><a href="https://x.com/suleymancakmak">twitter.com/suleymancakmak</a></p>
<p><a href="https://www.facebook.com/ssuleymancakmak">facebook.com/ssuleymancakmak</a></p>
<p><a href="https://www.youtube.com/suleymancakmak">youtube.com/suleymancakmak</a></p>




<pre class="wp-block-preformatted"></pre>



<figure class="wp-block-pullquote"><blockquote><p></p></blockquote></figure>



<p class="wp-block-paragraph"></p>



<p class="wp-block-paragraph"></p>
<div class="pvc_clear"></div><p class="pvc_stats all " data-element-id="1420" style=""><i class="pvc-stats-icon medium" aria-hidden="true"><svg aria-hidden="true" focusable="false" data-prefix="far" data-icon="chart-bar" role="img" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 512 512" class="svg-inline--fa fa-chart-bar fa-w-16 fa-2x"><path fill="currentColor" d="M396.8 352h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8V108.8c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v230.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8zm-192 0h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8V140.8c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v198.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8zm96 0h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8V204.8c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v134.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8zM496 400H48V80c0-8.84-7.16-16-16-16H16C7.16 64 0 71.16 0 80v336c0 17.67 14.33 32 32 32h464c8.84 0 16-7.16 16-16v-16c0-8.84-7.16-16-16-16zm-387.2-48h22.4c6.4 0 12.8-6.4 12.8-12.8v-70.4c0-6.4-6.4-12.8-12.8-12.8h-22.4c-6.4 0-12.8 6.4-12.8 12.8v70.4c0 6.4 6.4 12.8 12.8 12.8z" class=""></path></svg></i> &nbsp;3,970&nbsp;toplam ziyaretçi, &nbsp;4&nbsp;bugünkü ziyaretçi</p><div class="pvc_clear"></div><p><a rel="nofollow" href="https://www.suleymancakmak.com/2024/09/15/toplanti-adabi-2/">Toplantı Adabı</a> yazısı ilk önce <a rel="nofollow" href="https://www.suleymancakmak.com">Süleyman Çakmak Kişisel Web Sitesi</a> üzerinde ortaya çıktı.</p>
]]></content:encoded>
					
					<wfw:commentRss>https://www.suleymancakmak.com/2024/09/15/toplanti-adabi-2/feed/</wfw:commentRss>
			<slash:comments>0</slash:comments>
		
		
			</item>
	</channel>
</rss>
